Gode råd når du vil arrangere familietræf

Hvilke overvejelser bør du gøre dig, når du vil arrangere et familietræf?

Familietræffets indhold

Skal I mødes og hygge, eller skal der også være noget slægtshistorie? Skal I sidde over noget mad og tale sammen, eller skal I også lave noget aktivt, som udflugt til slægtsgården, familiegravstedet eller rundvisning et spændende sted?

Samarbejde

Det kan være inspirerende at samarbejdede med en eller flere slægtninge. Er der mange deltagere i familietræffet, kan det være en fordel, at have kontakt til personer fra flere grene af familien, så det er muligt at få kontakt til flest mulige slægtninge.

Sted

Hvor skal familietræffet afholdes? Er familien spredt over hele landet eller bor hovedparten på samme egn?

Kan nogen lægge hus til? Skal I leje en spejderhytte, et forsamlingshus, mødes på campingplads eller spise på restauration? Skal der børn med, så tænk på at der bør være plads til at lege. Måske et ekstra bord hvor børnene kan sidde, når de er færdige med at spise, hvilket de sikkert er før de voksne. Der kan de sidde med malebøger eller deres elektroniske udstyr.

Aktiviteter

Hvis der skal arrangeres ”ryste sammen-ting”, hvor deltagerne inddeles i grupper, skal der være plads til det! Orienteringsløb kan være sjovt men tidskrævende at planlægge. Man kan lave æggeløb, hvor man løber med æg på en ske, avisløb, hvor man løber med en avis mellem knæene, eller kapløb med tre ben, hvor to deltagere er på samme hold og får bundet et højre- og venstreben sammen. Rundbold eller fodbold er også muligheder, hvor mange kan deltage. Er der mulighed for rundvisning?

Tag hensyn til dine deltageres mobilitet og alder, og husk at mange også gerne vil have tid til at tale med hinanden.

Tilgængelighed

Er der gangbesværede personer, som skal deltage, så bør der ikke være for mange trapper. Spejderhytter er upraktiske, hvis mange ikke har bil, med mindre man sørger for, at nogle deltagere kan hente andre. Det samme gør sig gældende i mindre byer, undersøg om det er muligt at komme dertil med bus eller tog.

Er der nogle, som har langt? Bør der arrangeres overnatning, eller må folk selv planlægge eventuel overnatning?

Økonomi

Hvad skal prisniveauet være?

Læg et budget og se om det valgte prisniveau passer med det, som du har planlagt?

Hvordan skal betalingen foregå? Det nemmeste kan være at oprette en fælles konto i et pengeinstitut. Fordelen er, at man får pengene på forhånd og ikke skal give penge tilbage på dagen eller diskutere med dem, som har glemt at tage penge med til betaling. Arrangørerne er desuden fri for at lægge penge ud til mad og lokaler.

Invitation

Hvordan skal folk inviteres?

Det kan ske med almindelig post eller e-mail. Det billigste vil være en kombination, hvor du sender en mail til dem, hvor du har en mailadresse og nøjes med sende brev ud til resten.

Du kan også vælge at oprette en lukket gruppe på Facebook? Det vil i høj grad afhænge af, om deltagerne benytter Facebook.

Hvad skal der stå i en invitation?

Årsagen, hvem er inviteret, hvilken dato og klokkeslæt man skal møde op, adressen på, hvor det skal afholdes, hvornår man senest skal give besked, hvem og hvordan man skal give besked.

Invitationen skal sendes ud senest 1½ måned før familietræffet skal afholdes. Angiv datoen for seneste svar til 14 dage før festen, så du har tid til rykke folk, du ikke har hørt fra, og til at få afklaret de sidste detaljer med at få justeret, hvor mange personer, du skal have mad til.

Mad

Vælger du at få maden leveret, bestiller man normalt til det antal deltagere, man bliver. Når du bestiller maden, så fortæl, hvor mange deltagere du forventer, der kommer og aftal, hvornår de senest skal have besked om det konkrete antal kuverter.

Står du selv for maden og er du i tvivl om, hvor meget mad du skal beregne pr. person? 150-250 g til forret. Til hovedretten kan du beregne 150-200 g kød uden ben (200-250 g kød med ben), 200-300 g kartofler og grøntsager tilsammen og ¾-1 dl sovs. Dessert/kage: 100-250 g, ved ost skal du dog kun beregne 25-50 g pr. person.

Er nogle allergiske over for noget, eller er der eksempelvis diabetikere blandt deltagerne, så tag hensyn til det.

Slægtsforskning i forbindelse med familietræf

Vil du benytte familietræffet til at få opdateret dine oplysninger om slægten? Du kan eksempelvis gøre det ved at sende de oplysninger, som du allerede har ud til dem på mail og spørge, om der er sket noget nyt. Du kan tilbyde at samle alle oplysningerne i en pdf-fil og sende til dem, som svarer, så de får et konkret udbytte af at give dig informationer.

Vil du derimod gerne præsentere din slægtsforskning kan det være en fordel af fokusere på nogle enkelte aner, som du kan præsentere i en mappe eller på plancher, som du kan hænge op, så deltagerne lærer deres aner lidt at kende.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.